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仪征市档案馆文书档案接收规范
发布日期: 2018-04-16 09:00  访问量:       来源: 仪征档案局        保护视力色:
为了保证档案质量标准,实现档案管理标准化、规范化、科学化和现代化,根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》、《机关档案工作业务建设规范》等法律法规以及《仪征市档案馆收集档案范围实施细则》、《仪征市档案馆收集档案工作方案》的文件精神,制定本文书档案接收规范。
一、按“卷”整理的文书档案质量标准(2002年前)
一般情况下,档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求整理好的案卷,对于已经整理过的档案,对于不合理之处,只要做一些调整就可以了,以减轻对档案的磨损和节约人力物力。
1.分类准确。一般采用“年度—保管期限—问题(或者机构)”分类法,即同一年度的文件材料先按保管期限分类,再在同一个保管期限里按问题进行分类。
注意事项:(1)一般按照文件材料的成文日期来确定文件所归档年度。(2)不同年度的一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复放在复文年立卷,没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划、计划、预算等放在文件内容针对的第一个年度立卷;跨年度的总结、报告、决算、统计报表等放在文件内容针对的最后一个年度立卷;跨年度的会议文件放在会议闭幕年立卷;跨年度的非诉讼案件,放在结案的年度立卷;法规性文件放在公布或批准的年度立卷;其他文件材料的立卷应按有关规定执行。(3)保管期限应划分准确,符合本单位依据国家档案局1987年发布的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》,编制并上报审批的本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的有关要求。
2.组卷合理。同一问题,同一事由,同一事情,同一具体工作问题(或同一项业务工作)等所形成的文件,应组合在一起立卷。
注意事项:(1)同一案卷内的文件材料的保管期限必须一致。(2)同一问题(事由)文件材料数量多时,可拆分成若干卷;同一问题(事由)文件材料数量少时,可将几个相近的问题合为一卷。(3)在以“问题”、“事由”为依据进行组卷时要注意按照文件的形成来源区分级别分别进行组卷,即将上级机关、下级机关、平级机关和本级机关单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件,如本单位的请示与上级机关的批复,本单位的函与平级机关的复函,下级机关的请示与本单位的批复,上级机关下达目标任务给本单位的文件,上级机关关于本单位或本单位人员的机构设立变更、任免、奖惩和职称评聘的文件,应与本单位的文件放在一起组卷。
3.卷内文件排列。根据文件的具体情况和实际工作的需要,
卷内文件可按文件形成的时间顺序、作者、重要程度和文件内容所涉及的问题等多种方法排列,视需要还可以进行二次排列。
注意事项:(1)具体工作中建议大家先按涉及的问题重要程度进行排列,然后在同一问题内再按文件的重要程度排列,最后按文件形成的时间顺序排列。(2)密不可分的文件材料依次排列在一起,即批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后;其它文件材料依其形成规律和特点,按有关规律排列。
4.卷内文件编号。在有文字、有内容的每页文件材料上都要编写页号,以固定文件的位置,每卷档案的页号均从“1”开始编写,正面在右上角、背面在左上角编写页号。
5.卷内文件目录填写。必须按规定的格式填写卷内目录,对文件材料的题名不得随意更改,对无标题的须重新拟写题名,没有责任者或年、月、日的要考证清楚,会议记录应填写出会议的时间和主要内容,卷内目录放在卷首。
注意事项:(1)统一要求各单位档案室配备的档案管理软件,对卷内目录进行著录,形成卷内文件目录的电子目录数据库,与实体档案一同移交档案馆。(2)对于重新整理的案卷,其卷内目录可以直接通过档案管理软件打印出来放在卷首;对于未重新整理的案卷,要确保其卷内目录填写准确完整规范、字迹工整。(3)卷内目录的填写、著录要求参照《文书档案卷内目录著录(抄写)规范》。
6.案卷装订。卷内文件在装订前要去掉金属物,对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱,对于装订区域过窄的文件应贴边加宽。案卷采用三孔一线的方法装订,装订时,案卷封皮、卷内目录、卷内文件和备考表向下向左对齐一并装订。
7.案卷排列。把相同保管期限的案卷按照年度时间先后顺序进行排列,同一年度的案卷按照一定规律确定其前后位置,保持案卷之间的联系。
注意事项:(1)同一年度的案卷排列首先按照案卷题名所反映的问题排列,即将具有问题特征的各案卷,同一问题的排在一起,不同问题的各组案卷按问题的重要程度排列,其次按照案卷内容所反映的工作活动的自然顺序、依赖关系排列。(2)同一保管期限、同一年度的案卷无论采用何种方法排列,都要注意以后每年的排列方法都基本统一。(3)案卷排列完毕后,其排列的顺序就是后续编写案卷号的顺序。
8.案卷封皮及卷内备考表填写。案卷封皮,应按规定逐项填写齐全完整。卷内备考表,有关卷内文件材料的说明、立卷人、检查人和立卷时间都应填写齐全、准确无误。
注意事项:(1)案卷封皮上包括全宗名称、档案类别、案卷题名、文件起止日期、文件件(页)数、保管期限、归档号、全宗号、目录号、案卷号。全宗名称是立档单位的名称,用黑色原子章盖印;档案类别无需填写;案卷题名既要简明确切又要结构合理,体式一致,文字简练,准确揭示卷内文件的内容特征,字迹工整清晰,须用黑色美工钢笔书写,具体要求参照《文书档案案卷题名拟写规范》;文件起止日期是指卷内文件所属的起止年月,用黑色美工钢笔书写;文件件(页)数是指卷内文件的总件数和总页数,用黑色美工钢笔书写;保管期限是该案卷档案的保管期限,有永久、长期、短期三种,用黑色原子章盖;归档号是同一年度不同保管期限案卷从“1”开始的流水号,用铅笔书写;全宗号是档案馆给定的编号,用铅笔书写;目录号是案卷目录簿的顺序编号,文书档案保管期限永久、长期、短期的目录号分别是1、2、3,用铅笔书写;案卷号是同一保管期限案卷从“1”开始的流水号,用铅笔书写。(2)卷内备考表里的立卷人和检查人可以用私章盖印或用黑色钢笔书写,立卷时间指的是案卷文件内容所针对年度的次年元月份前,用黑色钢笔书写。(3)以前进行过文书档案移交的单位在编写案卷号前必须与档案馆对接联系,永久、长期保存的文书档案的案卷起始号必须接续档案馆馆藏案卷终止号。
9.案卷脊背填写。案卷脊背使用固定标签粘贴。
注意事项:(1)文书档案保管期限永久、长期、短期的案卷脊背分别使用红色、绿色、蓝色标签粘贴。(2)案卷脊背标签上包括全宗号、目录号、案卷号、年度,均用红色小数字章盖印,要求盖印清晰整齐。全宗号、目录号、案卷号与案卷封皮对应栏目内容保持一致;年度是指卷内文件所属的年代号,不可简写或略写。(3)粘贴案卷脊背标签要保持标签高度的一致,大约在离脊背底部四五厘米处。
10.外盒盛装和脊背填写。使用档案盒将所有案卷按照排列的先后顺序进行装盒,并按有关规定填写档案盒脊背。
注意事项:(1)统一使用4公分的科技档案盒盛装,不同目录号、不同年度的案卷不应装入同一档案盒中。(2)每个科技档案盒脊背“档号”下方空白方框位置粘贴一张四线格标签,标签里的四个空格从上到下应使用红色小数字章依次盖印全宗号、目录号、年代号、案卷号,如果一个科技档案盒里装入不止一本案卷时,四线格标签里的“案卷号”栏目填写的是该档案盒所装入案卷的起止案卷号,起止案卷号之间用红色横杠隔开。(3)四线格标签粘贴时要保持标签高度的一致。
11.案卷目录及其他检索工具编制。档案检索工具是记录和标识档案的特征及存放位置,为查找档案提供指引、依据的各种文字材料的总称。档案室常用的检索工具有案卷目录、全引目录等。文书档案在整理结束后,要编制案卷目录、全引目录。
注意事项:(1)统一要求各单位档案室配备档案管理软件,对案卷目录进行著录,形成案卷目录的电子目录数据库,与实体档案一同移交档案馆。(2)文书档案案卷目录按照永久、长期、短期三种保管期限分别编制三本案卷目录。(3)文书档案全引目录按照有关要求进行编制。
二、按“件”整理的文书档案质量标准(2003年后)
我市机关文书档案立卷改革工作从2003年开始启动,以件为保管单位的归档文件的整理标准按DA/T22-2000年《归档文件整理规则》规定执行。
1.分类。一般采用“年度—保管期限”分类法,即同一年度的文件材料按保管期限进行分类。
注意事项:(1)一般按照文件材料的成文日期归类。(2)保管期限应划分准确,符合本单位依据国家档案局1987年发布的《机关档案工作业务建设规范》、《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》、2006年发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令)),编制并上报审批的本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的有关要求。(3)我市机关文书档案2003年至2007年的保管期限有永久、长期、短期三种,从2008年开始保管期限更改为永久和定期(定期分为30年和10年)。
2.装订。装订前,应将文件的原金属物去除,使用不锈钢订书针在文件左上角位置装订(“件”内的各页按一定方式对齐,通常采用向左向上对齐方式),特别厚或文件页数多的采用三孔一线在文件的左侧装订(通常采用向左向下对齐方式),已经成册的图册、出版物可保持原册封。
注意事项:(1)界定“件”的范围:一种类型会议记录为一件,如党组会议记录、行政会议记录等;每期信息简报为一件;请示与批复为一件;正本与定稿为一件;正文与附件为一件;转发文与被转发文为一件;正文与文件处理单为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件;一些关联性强、利用时通常需要相互查证、实体不易分散的文件,可以将这些文件多份作为一件,作为整理的基本单位,如人代会、党代会换届选举材料等。(2)确定装订的顺序:批复在前,请示在后;正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;转发文在前,被转发文在后;文件处理单在前,正文在后。
3.排列。同一保管期限的文件要按照一定的标准进行排列顺序。
注意事项:(1)文件排列顺序的标准(由前到后):①先排有文号文件,有文号文件当中先排自身单位发文,再排来文(收文),来文单位有上级、同级、下级,按照来文单位行政级别高低进行排序,来文单位行政级别高的在前,来文单位行政级别低的在后,来文单位行政级别相同的并列排列;同一单位的不同发文字号,通常并列排列,但同时有党群、行政发文字号的,必须先排党委、党组发文,再排群团发文、最后排行政发文,同一单位的同一发文字号,文号编号小的在前,文号编号大的在后;②再排无文号文件,无文号文件无统一确定的排序标准,注意保持本单位排序的连贯一致性,通常排列先后顺序为大事记、工作总结计划、会议记录、各种年报名册等。
4.编页号。在有文字、有内容的每页文件材料上都要编写页号,以固定文件的位置,每份文件的页号均从“1”开始编写,正面在右上角、背面在左上角编写页号。
注意事项:(1)有文件处理单的,文件处理单作为此份文件的首页,为其编写页号“1”。
5.盖归档章并填写归档章内容。使用红色印泥为每份归档文件盖印归档章,并使用红色小数字章或黑色签字笔按有关规定盖印(书写)归档章有关栏目内容。
注意事项:(1)归档章一般应加盖在每份归档文件首页上端居中的空白位;如果领导批示占用上述位置时,可将归档章盖在首页的其它空白位置,但以上端为宜;如果文件首页确无盖章位置或因材质无从盖章或重要文件须保持原貌的,也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。有文件处理单的,归档章盖在文件处理单上端居中的空白位。(2)归档章有两行四列,共8个空格,第一、二、三、六、八个空格(从左到右,从上到下)依次填写全宗号、年代号、件号、保管期限和页数,其余空格不填写内容。全宗号是档案馆给定的编号;年代号是文件所属的年度,不可简写或略写;件号是同一保管期限内按文件排列顺序从‘1’开始的流水号;保管期限是文件的保管期限名称,是随归档章盖印好的,如果归档章上无此项内容,则使用红色印章或黑色签字笔盖印(书写),分别盖印或书写“永久”、“30”、“10”字样;页数是该份归档文件的总页数。
6.装盒并填写档案盒封面、脊背。归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,并按有关规定填写档案盒封面和脊背。
注意事项:(1)使用文书档案盒对整理好的归档文件材料进行装盒,装盒时,应按分类方案将不同类别的归档文件装入不同的档案盒。即不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒,不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。(2)在文书档案盒封面的上方位置填写全宗名称(即立档单位的名称),用黑色原子章盖印。(3)文书档案盒脊背上有全宗号、年度、保管期限、起止件号(室)4个栏目需要填写。全宗号是档案馆给定的编号,用红色大数字章盖印;年度是此盒归档文件所属的年度,用红色大数字章盖印;保管期限是此盒归档文件的保管期限名称,用红色保管期限印章盖印,分别盖印“永久”、“长期(30年)”、“短期(10年)”字样;起止件号(室)是此盒归档文件在档案室排列的起止件号,用红色小数字章盖印,起止件号之间用红色横杠隔开。(4)每个文书档案盒最后放入一张备考表。备考表上有关盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期都应填写齐全、准确无误。整理人和检查人可以用私章盖印或用黑色钢笔书写,日期指的是盒内文件形成年度的次年元月前,用黑色钢笔书写。
7.编制归档文件目录。归档文件应根据分类方案和室编件号编制归档文件目录,归档文件目录编制完后,要将目录装订成册,并编制目录封面。
注意事项:(1)统一要求各单位档案室配备档案管理软件,对归档文件目录进行著录,形成归档文件目录的电子目录数据库,与实体档案一同移交档案馆。(2)归档文件目录的著录要求参照《文书档案卷内文件目录著录规范》。(3)归档文件目录著录完成后,要将同一年度同一保管期限的归档文件目录打印出来,并按照同一年度装订成册(每年一册归档文件目录),并为同一年度同一保管期限的归档文件目录编制目录封面。
三、文书档案检索工具质量标准
1、按“卷”整理的永久、长期保存的文书档案,必须区分不同的保管期限编制书本式案卷目录、全引目录。
2、按“件”整理的永久、长期(30年)保存的文书档案,必须区分不同的年度编制书本式归档文件目录。
3、移交档案和检索工具的同时必须移交案卷目录、卷内目录的电子目录数据。
4、文书档案如已数字化加工,需将数字化成果一并移交。
 
 
 
 

 

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